Zbuduj zespół.

Stwórz grupę roboczą składającą się z osób, którym naprawdę zależy na wprowadzeniu programu mentoringowego w waszej firmie. Umocuj ich i daj im wolną rękę. Często potrzebny jest kilku osobowy zespół ochotników, żeby mogli wspierać się wzajemnie, przeprowadzać burzę mózgów i wymyślać nowe inicjatywy. Program opierający się na woli i pasji jednej osoby jest tak silny jak motywacja i czas, który sama może na to przeznaczyć. Upewnij się, że twój komitet liderów będzie miał wsparcie u swoich bezpośrednich przełożonych, wynegocjuj, lub jeśli to ty decydujesz, ustal jaki wymiar czasu mogą oficjalnie przeznaczyć na swoje działania. Dzięki temu zapewnisz swojemu zespołowi wolontariuszy poczucie bezpieczeństwa potrzebne do przecierania nowych szlaków.

Wyznacz kierunek.

Podziel się Swoją wizją odnośnie celu i efektów programu. Nie mów zespołowi liderów co ma robić i w jaki sposób chcesz aby wizja została osiągnięta, po prostu powiedz o swoich oczekiwaniach. Wypunktuj też wszystkie ograniczenia, które organizatorzy programu muszą wziąć pod uwagę w trakcie projektowania. Wyjaśnij swoje obawy odnośnie programu i pozwól aby wzięli je pod uwagę ustalając szczegóły.

Jeśli np. obawiasz się, że uczestnictwo w programie zabierze Mentorom – a wiec najczęściej managerom wyższego szczebla – zbyt wiele ich cennego czasu postaw ograniczenia.

Przykładowe ograniczenia w programie:

  • Oficjalny cykl mentoringowy powinien trwać do 3 miesięcy – jeśli cel mentoringowy zostanie osiągnięty wcześniej można pogratulować sobie i zakończyć mentoring z czystym sumieniem. Jeśli Mentor nie widzi postępów u mentee, to takie ograniczenie pozwoli mu zakończyć proces po 3 miesiącach bez obaw o negatywną reakcję lub wyrzuty ze strony mentee. Nie obawiaj się, że mentee po 3 miesiącach zostanie “na lodzie”. Prawda jest taka, że na Mentorów zgłaszają się zazwyczaj bardzo wyważeni, doświadczeni, odpowiedzialni i samo-świadomi liderzy, którzy nie pozwolą na zmarnowanie talentu lub szansy mentee bez względu na obowiązujące zasady. Jeśli Mentor widzi potencjał w swoim podopiecznym, relacja mentoringowa po zakończeniu programu nie ustanie. Mentee nie będzie jednak mógł oczekiwać pełnego zaangażowania od Mentora. Będzie świadom, że od teraz Mentor poświęca mu swój własny czas ze swej własnej woli, zmotywuje go to więc do nie marnowania tego czasu i proszenia o radę tylko w największej potrzebie.
  • Ogranicz liczbę jednoczesnych podopiecznych. Oczywiście, że mentoring to obowiązek liderów, jednak nie jedyny… Jeśli obawiasz się, że mentoring zabierze zbyt wiele czasu Twoim managerom zasugeruj ograniczenie. Do liczby godzin w miesiącu – wtedy mając to na uwadze Mentor będzie mógł oszacować ile osób może przyjąć pod swoje skrzydła wiedząc ile czasu zwykle zajmują mu spotkania z jednym mentee. Lub zaproponuj ograniczenie liczby przypisanych mentee, np. do 3 czy 5.
  • Dobrym pomysłem jest wprowadzenie zasady mentoringu między działowego. Pozwoli to Twoim pracownikom poszerzyć sieć swoich kontaktów poza ich projekty. Pomoże poznać i zrozumieć lepiej zasady funkcjonowania innych działów, usprawni przepływ wiedzy pomiędzy jednostkami i pomoże w propagowaniu dobrych praktyk. Mentorem nie powinien być bezpośredni przełożony, jeśli jednak to ona/on zleca mentoring w nadziei na podniesienie wydajności czy zmianę zachowania swojego pracownika, może porozmawiać z uczestnikami i wyjaśnić swoje oczekiwania odnośnie efektów procesu mentoringowego.
  • Wprowadź zasadę poufności – każdy uczestnik programu czy to Mentor czy mentee musi przestrzegać zasady Las Vegas. Co dzieje się w Vegas zostaje w Vegas… tak samo powinno być podczas sesji mentoringowych. Gdyby jednak, któraś ze stron nie dotrzymała warunków umowy, np. Mentor podzieli się ze znajomymi – zazwyczaj innymi managerami wyższego szczebla – swoją frustracją odnośnie postawy lub braku postępów mentee, może to bardzo negatywnie wpłynąć na dalszą karierę podopiecznego. Dlatego powyższa zasada mentoringu między działowego jest bardzo ważna. Zmniejsza ona dla obu stron negatywne skutki ewentualnej niedyskrecji…
  • Zastanów się jak chcesz aby następowało “parowanie” czy udostępnisz platformę na której mentorzy opiszą swoje doświadczenie zawodowe oraz najbardziej interesujące ich tematy i pozwolisz pracownikom wybrać dowolnego Mentora, czy jesteś skłonny pozwolić swojemu zespołowi liderów programu aby poświęcił na program trochę więcej czasu i zajął się wybieraniem i łączeniem w pary Mentora z mentee.

Zastanów się czy na pewno chcesz “wpleść” program mentoringowy w obowiązujące systemy samo-rozwoju lub oceny pracowników. Nie ma sensu zmuszać nikogo do wzięcia udziału w programie mentoringowym, aby program okazał się skuteczny taka chęć musi wynikać z wewnętrznej potrzeby mentee.

Zdarzają się sytuacje, w których manager może zalecić pracownikowi wzięcie udziału w tym programie, jeśli widzi, że może to bardzo pozytywnie wpłynąć na pracownika i dać mu szansę w pełni się rozwinąć. Mentoring jednak nie powinien się kojarzyć w firmie z “karą”. Nie pozwólmy także aby stał się ucieczką dla managera, który sam nie radzi sobie z motywowaniem czy rozwiązywaniem problemów swoich pracowników. Nie traktujmy pracowników jak gorące ziemniaki, które trzeba czym prędzej przerzucić do kogoś innego, ‘niech sobie z nimi radzi’, w takiej sytuacji lepiej jest zalecić managerowi aby sam dokształcił się lub poszukał pomocy u Coacha lub Mentora i nauczył się lepiej zarządzać pracownikami.

Jeśli chcesz zmotywować swoją kadrę zarządzającą do uczestniczenia w programie jako Mentor, wyraźnie akcentuj własną wiarę w ten program, szacunek jaki żywisz do “dających z siebie więcej” managerów i przygotuj dla nich poza kasowe zachęty, takie jak wewnętrzne czy zewnętrzne programy dokształcające skierowane do mentorów.

Przygotuj scenę

Aby Twoi Mentorzy mogli zabłysnąć musisz przygotować dla nich scenę. Nie wolno oczekiwać, że manager wyższego szczebla sam z siebie będzie wiedział wszystko o mentoringu. Większość z nich mogła nie mieć z nim wcześniej do czynienia. Jeśli masz u siebie ludzi z takim doświadczeniem; wzmocnij ich i zaproś do współpracy z zespołem organizatorów, niech dzielą się swoim doświadczeniem, niech proponują rozwiązania, niech staną się kadrą kształcącą kolejnych Mentorów.

W ramach przygotowywania sceny, musisz przygotować również swoich aktorów do przejęcia na siebie nowej odpowiedzialności. Zapewnij im szkolenia. Zbuduj społeczność Mentorów, przygotuj dla nich kalendarz wydarzeń, który pozwoli im poznać się wzajemnie oraz rozwijać się w nowej roli.

Dlaczego społeczność mentorów jest ważna?

O tyle o ile proces mentoringowy powinien dawać satysfakcję obu stronom, nie zawsze tak jest. Mentor zwykle daje z siebie sporo otrzymując mniejsze korzyści. Sam mentoring i pomaganie mniej doświadczonym kolegom daje satysfakcję, ale nie samą satysfakcją człowiek żyje… Dobrze, żeby Twoi mentorzy mogli czerpać również bardziej wymierne korzyści, pozwoli to im dłużej pozostać zmotywowanymi do dawania z siebie wszystkiego i znajdowania czasu dla innych. Społeczność mentorów pozwala Twoim managerom przede wszystkim poszerzać swoją sieć kontaktów. Program mentoringowy powinien obejmować całą firmę i łączyć poszczególne działy. Dzięki temu Twoi managerowie będą mieli szansę poznać perspektywę osób, z którymi nie mieliby szansy inaczej się spotkać. Może im to pomóc w nawiązaniu nowych znajomości, które później przełożą się na lepszą współpracę pomiędzy działami i łatwiejszy przepływ wiedzy. Sieć mentorów będzie też służyć jako sieć wymiany doświadczeń związanych z mentoringiem gdzie bardziej doświadczeni koledzy będą dzielić się swoimi spostrzeżeniami. Będzie też działać jak superwizja dla procesu mentoringowego, tak dla samego programu i tego w jaki sposób przebiega, jak i dla poszczególnych uczestników. W ramach tej społeczności Mentorzy powinni móc szukać pomocy jeśli trafią na wyjątkowo “ciężki przypadek” i sami będą potrzebowali wsparcia w pracy ze swoim mentee.

Dlaczego ważne jest przygotowanie merytoryczne?

Mentoring nie polega wyłącznie na rozmowie przy kawce bardziej doświadczonej osoby z mniej doświadczoną. Mentoring to (dosyć) ustrukturyzowany proces nauki. Obowiązują w nim pewne oczekiwania w stosunku zarówno do Mentora jak i mentee. Mentoring odbywa się w trakcie sesji mentoringowych, które nie muszą co prawda odbywać się ze stoperem i planem działania w ręku, ale powinny mieć określoną strukturę. W trakcie sesji mentoringowej, niezależnie jak będzie przebiegała w szczegółach, powinno wydarzyć się kilka rzeczy:

  • Powinien zostać ustalony cel
  • Powinna zostać uzgodniona w zarysach droga do osiągnięciu tego celu
  • Mentee powinien ustalić w którym miejscu tej ścieżki obecnie się znajduje i gdzie chciałby dotrzeć
  • Trzeba ustalić czym jest dla niego sukces, skąd będzie wiedział ze cel został osiągnięty, oraz miary tego sukcesu oraz wskaźniki, czy kamienie milowe, które pozwolą śledzić postęp
  • Powinien nastąpić przepływ wiedzy z Mentora na mentee oraz weryfikacja czy odbiorca zrozumiał lekcję
  • Powinniśmy znaleźć miejsce na feedback zarówno od Mentora dla mentee jak i w drugą stronę
  • Wreszcie ustalić następne kroki, oraz termin kolejnego spotkania

Do każdego z etapów tej sesji można zastosować odpowiednie narzędzia mentoringowe lub coachingowe, najpierw trzeba jednak je znać! Nie byłoby w porządku zakładać, że nasi Mentorzy wszystkiego dowiedzą się samodzielnie poświęcając kolejne cenne godziny… Jeśli chcemy aby nasz projekt się przyjął, a mentoring nie okazał się stratą czasu, zapewnijmy odpowiednie szkolenia tym, którzy tego potrzebują lub chcą się dalej rozwijać w tym kierunku.

Ramowy program szkoleń:

Program szkoleń można rozpocząć od kilku typowych punktów, a następnie zacząć zbierać oczekiwania od swoich mentorów i kolejne dedykowane mentorom sesje oraz wydarzenia dostosowywać do ich potrzeb.

W podstawowym programie powinny znaleźć się:

  • Podstawowe zasady mentoringu
  • Mentoring vs Coaching
  • Przygotowanie kontraktu mentoringowego
  • Przebieg sesji mentoringowej
  • Zagrożenia w mentoringu
  • Narzędzia mentoringowe, które można wykorzystać do ustalenia celu mentoringowego
  • Podstawowe narzędzia coachingu
  • Dzielenie się informacją zwrotną oraz przyjmowanie jej
  • Narzędzia zwiększające motywację pracownika

Skrócone materiały podstawowe dla pierwszych 5 punktów można znaleźć tutaj: Kilka porad dla początkujących Mentorów

Po wyczerpaniu podstawowej ścieżki treningowej na scenę można zaprosić doświadczonych mentorów aby podzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem, tym samym pomagając im zbudować visibility i pozwalając zabłysnąć w oczach managerów innych pionów czy działów.

Zbierz widownię

Kiedy już oddział profesjonalnie przygotowanych Mentorów czeka w boksie gotowy do akcji, nadchodzi czas na zebranie widowni i ogłoszenie programu całemu światu!

Oczywiście nie trzeba czekać z reklamowaniem pomysłu aż do tego momentu. Nawet najlepiej jeśli obydwie fazy projektu będą odbywały się równocześnie.

Rozreklamuj zalety mentoringu. Wyjaśnij pracownikom jakiego rodzaju korzyści może im przynieść skorzystanie z programu. Przedstaw swoich mentorów w jak najlepszym świetle, niech pracownicy będą podekscytowani myślą, że ktoś taki jak oni poświęci im swój czas. Przygotuj spotkania informacyjne dla mentee, gdzie zespół liderów programu bądź sami mentorzy będą wyjaśniać zasady programu, korzyści z uczestnictwa i oczekiwania względem biorących w nim udział mentee. Możesz przygotować podstawowy zestaw szkoleń dla mentee z narzędzi mentoringowych, i przygotowania się do pierwszej sesji tak aby wiedzieli co muszą przemyśleć, z czym przyjść już na pierwszą sesję i jak wykonać zalecone przez mentora ćwiczenia aby wspólnie ustalić cel mentoringowy oraz miary sukcesu. To ułatwi start obu stronom.

Zbieraj oklaski i gwizdy

Nie tylko ciesz się powodzeniem swojego nowego programu, ale też wsłuchuj się w głosy dochodzące z widowni. Czy gwizdy, które słychać to na pewno głos poparcia? A może ktoś ma inne zdanie? Bądź otwarty na feedback, niech twój zespół liderów programu wie, że oczekujesz od nich aktywnego zbierania informacji zwrotnej od obydwu stron projektu oraz wprowadzania usprawnień. Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i coś ma prawo zakończyć się klapą. Zbierzcie feedback, poprawcie założenia i spróbujcie jeszcze raz!

Zastanówcie się też jakich miar użyć do oceny skuteczności programu. Czy będzie to liczba chętnych do wzięcia udziału mentee? Przy założeniu, że pierwsi uczestnicy odniosą z programu faktyczną korzyść i staną się orędownikami pomysłu, wzrastająca liczba chętnych w kolejnych edycjach może być znakiem, że jesteście na dobrej drodze. Może warto wprowadzić ankiety po zakończeniu programu, lub regularnie zbierać feedback od uczestników jeszcze w trakcie trwania programu? Może warto stworzyć system oceny spotkań, krótki kwestionariusz, który będzie musiał wypełnić mentee po każdej sesji a który pomoże zebrać anonimowe dane dotyczące satysfakcji uczestników w przebiegu programu? A wreszcie może warto spojrzeć wstecz i sprawdzić czy osoby, które wzięły udział w programie teraz lepiej sobie radzą? Jaki jest procentowy udział tych osób w puli kandydatów do awansu?

Jakiekolwiek miary wybierzecie, niech nie będzie ich zbyt wiele. Niech dają wyraźny i jasny obraz tego jak radzi sobie wasz program mentoringowy, będą łatwe do gromadzenia i przetwarzania i na tyle proste do zrozumienia żeby dało się ocenić skuteczność programu jednym rzutem oka na kluczowe wskaźniki.

I powodzenia!

Bo naprawdę warto spróbować.